【美國生活】晉升專案管理大師，讓 Notion 成為我的第二大腦
身為不折不扣的表格控＋控制狂，一直以來都是 Excel 的愛用者，兩年前也分享了我是如何用 Excel 管理時間、專案和人生的文章，有興趣的話可以看看：
「時間管理的重點從來都不是完成了多少任務、增加多少工作量，而是完成自己想做的、重要的事情。」
「知道自己想要什麼之後，讓每個決策的方向都是朝著目標，每一次行動都往目標邁進一步，自然就更容易達成。」
其實很多重要觀念還是一樣的，不同的是，這回我換了使用的「工具」。
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關於 Notion
Notion 是一款非常強大的數位軟體工具，能幫助我們更有效率地工作和管理生活。以下簡單介紹一下它的特色：
All-in-one workspace
Notion 結合了行事曆、待辦清單、看板、筆記…等各種功能。
以往不同的需求可能要透過多種不同工具才能實現，像是表格用 Excel、看板用 Trello、日曆用 Calendar、筆記用 Note，然而這樣的結果是：資訊分散在不同的軟體工具，無法好好整合，而 Notion 正好有效地解決了這個問題，而且不同頁面之間還可以彼此快速連結、跳轉。
既然 Notion 結合了這麼多功能，想必也可以同時應用在不同用途，不論你是學生、上班族、創作者、網路創業家或者是任何人，都能根據不同情境、不同需求，透過 Notion 幫你實現在同一個平台。例如 Notion 可以同時：
- 作為筆記軟體，管理知識庫
- 為自己的人生規劃，做時間管理
- 多人協作專案管理：可邀請團隊協作，也可將頁面透過網址連結分享給他人
- 打造個人作品集/簡易的個人網站
介面簡單、排版容易、自由度極高
Notion 就像是樂高一樣，可以隨心堆疊出任何你想要的樣貌。
根據不同需求，可以插入不同型態的區塊（block），像是基本型態（標題、核取方塊、清單、展開…）、資料庫（表格、看板、行事曆…）、多媒體（圖片、連結、檔案…）、進階功能（目錄、模板、同步區塊…），也可嵌入 Google Drive、Google Map 等內容。以區塊為單位，透過拖曳即可靈活移動、排版，創造屬於自己的風格，成為你想要的樣子。
其中我最常使用的，就是他強大的資料庫（Database）功能，原本就習慣用 Excel 表格來整理我腦中的資料，這回甚至還可以一鍵切換不同視角：把表格變成清單、看板、行事曆、甘特圖…等靈活的資料檢視方式，此外，不同資料庫彼此之間還可以互相關聯，這又是一個非常強大而且好用的功能啊！
如果一開始不曉得能如何應用，可以參考 Notion 官方提供的許多模板（Template），但是不要急著套用各種模版，而是先了解自己的需求，以及 Notion 的功能後，就能創造出符合自己思維的系統，還可以製作自己的模板重複使用。像我就比較注重邏輯架構，自己建立的系統最能符合自己的思維，而不是單純複製他人花俏的表面排版。
繼續閱讀｜回目錄學習資源
2019 年初，我懵懵懂懂地開啟了自己的第一個品牌，經營了好一陣子之後，發現了幾個問題…
- 要做的事情好多，待辦事項亂七八糟。
- 自己過去的專業不在這邊，很多課題需要重新學習，卻找不到滿意的方式整理學習筆記。
- 客戶逐漸變多，加上客製化的服務需要更有系統地管理。
- 加入了團隊夥伴，但光是訊息溝通、任務和檔案管理就耗去了大半精神…
終於，在去年九月左右，我認識了 Notion 這套生產力工具。當時找不太到有系統的中文教學，於是我硬著頭皮看了 August Bradley 的系列教學，不得不說，他用 Notion 打造的系統真的很完整很強大。
August Bradley 的系列影片
而今年初，我的第二個品牌從一開始的構思，到後來一步一步實現，都是用 Notion 在做管理，果然讓我省去了不少煩心事。現在，我的兩個品牌都靠著 Notion 來管理呢！
延伸閱讀：
如果你開始好奇 Notion 是什麼玩意兒，真的有那麼強大嗎？又或者你已經開始使用，但是還沒發覺他的厲害之處，甚至還不熟悉如何使用這套軟體工具，除了我上面提到 August Bradley 的系列教學影片（英文）之外，在這邊也推薦幾個中文的學習資源給你：
Cassie 的直播教學及線上工作坊：
其實我一開始會接觸到 Notion，甚至去看 August Bradley 的系列影片，都是因為 Cassie 的推坑 XD 不過進階的內容加上全英文，新手的確比較不好吸收，而後來 Cassie 也有提供免費的直播系列教學影片：
以及適合 Notion 新手的目標設定工作坊：
也有進階（會用資料庫及關連功能）的人生經營工作坊：
大家可以根據自己的程度和需求，挑選適合的內容來學習：）
Notion 快速上手操作教學（文章）：
習慣看文字教學的話，推薦這篇適合新手的文章，從註冊帳號、介面導覽到簡易的操作教學：【Notion教學】- 史上最完整 Notion 筆記軟體的使用教學！1小時快速上手懶人包、紮實基礎教學
雷蒙 & Kevin 的線上課程及訓練營：
喜歡上線上課程、課後與老師或同儕交流的話，推薦這門 Hahow 上的課程：
【Notion 實戰課程】：打造專屬數位工作術
以 Notion 這套新時代的生產力工具為主，幫助同學運用數位工具，提升工作效能和生活品質。除了工具本身的運用教學外，也會分享四大情境（知識管理、時間管理、團隊多人協作、個人作品集）的系統建立。每個情境都會經過「需求分析 → 理論模型 → 規劃功能配置 → Notion 系統實作」這四個步驟，是個理論結合實踐的系統課程。
關於線上課程，詳細的資訊可以參考這裡：
另外他們也有提供更進階的「線上訓練營」：
介紹了那麼多種不同的學習資源，只是想讓更多人認識 Notion 這套好用的工具，我知道對於很多人來說 Notion 並不容易上手，而這些資源可以幫助大家更有效率地學習，歡迎依照自己的喜好來挑選適合的學習方式：）
繼續閱讀｜回目錄我的 PPV 系統
綜合參考了以上的學習資源，並且實際應用在我的情境和需求之後，再花上幾個月的時間慢慢調整、優化，才終於打造出適合我自己使用的系統。這就來與你們分享吧！
主頁
我的 PPV 系統架構主要是參考 August Bradley 的影片，然後修改成自己適用的版本，不過礙於裡面的資料比較私人，這邊就先不截圖分享了，僅在後面用文字說明。主頁的排版則是參考 Cassie 的分享，如下圖：
最上方的封面和圖示單純為了美觀，可以自行設計。
左排上方的「行動清單」類似 GTD（Getting Things Done）概念中一開始的收集箱，像是一個信箱的功能，可以隨時加入想到的靈感或待辦事項，它會被加入我的「行動清單資料庫」，有空的時後再去整理分類到對應的類別即可。
每日行動專區
主頁左排中間的「每日行動專區」是我最常開啟的頁面，這個頁面比較像是一個 dashboard，頁面中的內容都是從各個資料庫中擷取我想要看的部分，包含了：
- 今日待辦事項：用表格的方式呈現「行動清單資料庫」中，今天之前且尚未完成的事項，可以一目瞭然當天或之前尚未完成的任務。
- 每日習慣追蹤：用來記錄我想要養成的習慣（例如：運動、閱讀、起床就寢的時間）、工作進度、心情日記和成就與挑戰。頁面每天都只會出現當天的表格，而每天記錄的表格都會被加入到「每日追蹤資料庫」中。
- 進行中的專案：用表格的方式呈現「專案資料庫」中，正在進行的專案。
- 行事曆：一樣是「行動清單資料庫」的資料，只不過改用行事曆的方式呈現，方便掌握一個月中每天的任務。
PPV 系統
主頁左排下方的 PPV 系統則是整個架構的重頭戲，以下分別介紹架構中的每個資料庫：
經營領域（Pillars）
一如主頁右方的看板呈現那樣，分成 3 個類別支柱，包含：自我成長、工作與事業、家庭與生活。而這 3 大支柱又分別包含了各自的經營領域。
行動渠道（Pipelines）
divide and conquer 的概念，將目標一步一步拆解成可執行的小任務（也就是行動清單）。參考架構如下：
- 人生目標（Objectives）：根據想要經營的領域，列出當年度想要達成的目標，一共約 5~10 個就好，不要太多。
- 關鍵成果（Key Results）：用 OKR 的概念，為每個目標設定 3 個左右可量化的指標，達成這些指標的同時也就代表達成此目標了。
- 專案（Projects）：將關鍵成果再往下拆解成專案，不同的專案大小所需要花費的時間也不同，可能是幾個星期甚至幾個月，而所做的每一個專案都是為了達成某些關鍵成果。有些專案需要與他人協作，就可以邀請對方加入這個工作區的頁面，共同編輯。
- 行動清單（Action Items）：將專案再往下拆解成一天內可執行的行動任務，必須夠明確、具體，記得撰寫時用「動詞」開頭，就可以很清楚知道要如何著手進行這個任務了。
以上從人生目標、關鍵成果、專案到行動清單，每個都是獨立的資料庫，並且互相關聯。而階層的多寡可以依照自己的需來調整。
參考資料（Vaults）
- 知識庫（Knowledge Hub）：一樣是用資料庫來整理我的學習筆記，可以依照類別分成紙本書籍、線上課程、一對一教練，也可以依照主題分為自我成長、理財、創業…等等。每一份學習筆記，如果內容較多，我習慣用toggle list 展開收合的方式（當然也可以用目錄的方式）來讓筆記架構更清楚。
- 除了知識庫之外，也可以建立自己的人脈庫或其他參考資料。
定期回顧與檢視（Reviews）
制定了計劃之後，當然需要定期檢視完成的進度，以及是否有需要調整改善的地方。回顧的頻率可以自行調整，但是不要一整年之後才進行一次回顧，這樣太久以前的事情都忘記了，很難有效檢討。參考作法如下：
- 每年回顧（Yearly Review）：檢視「人生目標」達成了多少、哪裡需要調整，同時制定明年的目標。
- 每季回顧（Quarterly Review）：透過當季 3 個月的「每月回顧」快速檢視「關鍵成果」達成了多少。
- 每月回顧（Monthly Review）：根據想要達成的關鍵成果，看是否需要開新專案，並確保進行中的專案都有對應的行動項目。
- 每週回顧（Weekly Review）：整理或清空 Email 信件、電腦桌面檔案、手機相簿…等等。回顧前兩週完成/未完成的事項，看是否需要跟進；未來三週的待辦事項，是否需要提前準備？
- 每日追蹤（Habit Tracker）：用這個資料庫來檢視想要養成的習慣、工作效率、情緒…等等每日有記錄的資訊。
- 成就與挑戰：透過這個資料庫可以方便查看重大事項，為自己達成的成就或遇到的挑戰給予鼓勵。
以上是我用 PPV 建立的架構，當然，你也可以根據你習慣使用的方式來建立屬於自己的邏輯系統，像是用 PARA（或 CODE）進行知識管理、用 GTD 進行任務管理、用 OKR 進行目標管理…等等。
繼續閱讀｜回目錄小結
使用 Notion 一年多以來，真心覺得 Notion 很方便很好用呢！並不是為了把表格弄得美美的，而是它能結合眾多工具的功能，以前各種零散的資料現在都用 Notion 一個軟體整理就好，不論是個人規劃或者團隊協作都非常實用。
現在，除了拿來管理品牌、設計自己專屬的工作流程之外，我也很喜歡用 Notion 來排程我私人的時間、追蹤我日常的習慣、將筆記和靈感整理記錄在我的知識庫…等等。總之，Notion 強大的 Database 資料庫和彈性的設計真的深得我心啊！
以前常被先生開玩笑說：雖然我的腦袋 CPU 不錯，但是 RAM 完全不夠…現在終於能大力反駁，我的大腦負責 CPU 的部分，RAM 的部分就交給我的第二大腦 Notion！
最後，想要提醒看到這邊的你們，不論使用何種工具，目的都是要讓自己完成事情、達到目標，工具只是一種手段而已，重要的是要選擇真正適合自己的：）
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